Configurações que decidem o destino do seu material
Esta página não mostra onde clicar. Mostra o que decidir, e por quê. Os caminhos de menu de cada ferramenta estão nas páginas próprias desta seção, porque mudam sem aviso; o que está aqui continua valendo quando o fornecedor reorganizar a interface.
O pressuposto é o texto de entrada da seção: você já sabe o que pode e o que não pode sair do seu computador. O que falta é traduzir essa decisão em configuração — e verificar que ela está de fato valendo.
Uma advertência de vocabulário antes de começar. Configuração, aqui, não é preferência de conforto. É a delimitação do que sai do seu escritório, por quanto tempo permanece fora dele e quem mais pode alcançá-lo. A mesma tela que oferece tema escuro e idioma da interface oferece, três linhas abaixo, a decisão sobre o destino do material dos seus clientes.
1. Como ler uma configuração
Toda configuração responde a três perguntas, e a maior parte dos erros nasce de responder só à primeira.
O que ela controla. É o que o rótulo promete. Costuma ser exato, e costuma ser mais estreito do que o usuário supõe.
O que ela não controla. Essa pergunta ajuda a entender o alcance real da escolha. Desligar o uso do conteúdo para treinamento não define automaticamente a exclusão do conteúdo, as hipóteses de revisão humana previstas pelo serviço ou o prazo de retenção . São controles independentes; conhecê-los separadamente permite ajustar o uso da ferramenta ao tipo de tarefa e de material envolvido.
Onde ela é decidida. Nem toda configuração está na tela. Há decisões que pertencem ao plano contratado, outras ao contrato firmado com o fornecedor, outras ao administrador do ambiente, e apenas as últimas ao usuário. Quando a tela e o contrato divergem, o contrato descreve a obrigação; a tela descreve apenas o comportamento atual do produto.
O que fazer com isso
Antes de mexer em qualquer opção, identifique em qual das três camadas você está autorizado a decidir. Se a resposta for "nenhuma, porque a conta é de terceiro", essa é a primeira coisa a resolver.
2. O destino do que você envia
Primeira família. Reúne as configurações que determinam o que acontece com o conteúdo depois que ele chega ao fornecedor.
Uso para treinamento . Define se o material enviado pode alimentar o desenvolvimento de modelos futuros. Quando o conteúdo é incorporado ao treinamento, sua retirada não funciona como a exclusão de um arquivo de uma pasta. Por isso, em tarefas que envolvam material profissional, vale verificar se o produto oferece essa escolha, qual é o regime do plano contratado e se ele é compatível com a natureza do material.
Revisão humana . Define se, e em que hipóteses, pessoas leem trechos de conversas — em regra para avaliar qualidade, apurar denúncias ou monitorar uso abusivo. Raramente é uma opção do usuário: costuma ser característica do serviço, descrita na política de privacidade e não na tela de configurações. Por isso ela se lê, não se ajusta.
Retenção . Define por quanto tempo o material permanece armazenado. O prazo apresentado ao usuário é o prazo ordinário. Obrigação legal ou regulatória dirigida ao fornecedor pode impor conservação além dele — lógica que a própria Lei 13.709/2018 reconhece ao ressalvar, no art. 16, o cumprimento de obrigação legal ou regulatória entre as hipóteses de conservação após o término do tratamento. O prazo que você lê é o mínimo esperado, não uma garantia de destruição.
Exclusão . Apagar a conversa na tela e apagá-la no servidor são eventos distintos, com prazos distintos. Convém saber qual é o segundo, e se a exclusão alcança as cópias derivadas — conversa compartilhada por link, item incorporado à memória, arquivo anexado que permanece na área de arquivos do produto.
Conversa temporária . Modo em que a conversa não entra no histórico e é descartada em prazo curto. Para consulta pontual sobre material sensível, costuma ser a escolha mais adequada. Duas cautelas: saber qual é o prazo, em vez de presumi-lo; e não confundir "não entra no histórico" com "não é transmitido" — o conteúdo sai do seu computador do mesmo modo.
O que fazer com isso
Trate as cinco como cinco decisões, não como uma. Para cada uma, anote a resposta que o produto dá hoje e a data em que você a conferiu. Onde o produto não oferecer escolha, registre isso também.
3. O alcance além do que você digita
Segunda família. Reúne os recursos que ampliam o que a ferramenta lê sem que você escreva nada na caixa de texto — e é a família que os usuários mais subestimam, porque cada item, isoladamente, parece inofensivo.
Memória e personalização. Conserva informações entre conversas. Conveniente no trabalho recorrente, inconveniente quando um dado do caso A reaparece enquanto você trabalha no caso B, sem que você tenha pedido. Em ambiente de escritório, o problema não é apenas de sigilo: é de contaminação de raciocínio, porque a ferramenta passa a responder com pressupostos que você não formulou naquela conversa.
Conectores e integrações. Concedem acesso a e-mail, agenda, nuvem e repositórios de arquivos. Cada permissão amplia o conjunto de documentos que a ferramenta pode ler sem intervenção sua — e permissão concedida em caráter excepcional tende a permanecer concedida, porque ninguém volta para revogá-la. Vale o princípio da menor permissão: conceder o mínimo, pela duração da tarefa, e revisar a lista periodicamente.
Compartilhamento por link. Publica a conversa em endereço acessível a quem tiver o endereço. A pergunta a fazer antes de usar não é se você pretende divulgar o link, mas quem consegue abri-lo se ele circular — e se o link continua ativo depois de você apagar a conversa.
Sincronização entre dispositivos. Histórico disponível no celular pessoal é histórico fora do controle do escritório. Não é razão para não usar; é razão para saber que o perímetro do sigilo passou a incluir aquele aparelho.
O que fazer com isso
Abra a lista de permissões ativas — não a sua lembrança de tê-las concedido — e revogue o que não corresponde a uma tarefa em curso. Faça disso rotina periódica, não gesto único.
4. O regime da conta e o instrumento contratual
Terceira família, e a que decide mais do que qualquer botão. Dentro do mesmo produto, contas pessoais, contas corporativas e acesso por interface de programação podem estar sujeitos a políticas de dados distintas, inclusive quanto ao uso do conteúdo para treinamento. A mesma ferramenta, com o mesmo nome e a mesma aparência, pode se ajustar melhor ou pior ao trabalho jurídico conforme o plano contratado, a tarefa e o material envolvido.
Em ambiente institucional, três perguntas antecedem qualquer configuração: quem administra o ambiente, o que o administrador consegue ver, e quem responde perante o cliente pelo material ali tratado.
O instrumento contratual é a camada seguinte. Termos de uso, política de privacidade e, havendo, acordo específico de tratamento de dados descrevem o que o fornecedor assume como obrigação — e, por omissão, o que ele não assume.
O que fazer com isso
Antes de adotar a ferramenta para trabalho de cliente, leia a política de privacidade e o termo de uso do plano que você efetivamente contratou — não o resumo comercial. Guarde o texto com a data em que o consultou.
5. Continuidade e custo
Quarta família. Não trata de sigilo, e ainda assim decide o seu trabalho: limite de uso, escolha de modelo, teto de gasto e comportamento do serviço quando a cota regular se esgota.
Três comportamentos são possíveis. O serviço pode interromper o atendimento — inconveniente e visível. Pode passar a consumir crédito adquirido — conveniente e caro. Ou pode continuar respondendo com capacidade reduzida — modelo mais simples, contexto menor, resposta mais curta — sem aviso proporcional à mudança. O terceiro comportamento é o mais problemático, porque não interrompe nada: você continua trabalhando na mesma tela, com resultado pior, e atribui a piora ao seu texto.
O que fazer com isso
Descubra, antes de precisar, qual dos três comportamentos o seu plano adota, e configure o teto de gasto de modo consciente. Desconfie de queda súbita de qualidade: antes de reescrever o comando pela terceira vez, verifique se a cota não se esgotou.
Verificar, e não confiar na tela
Configuração declarada não é configuração vigente. Quatro testes simples valem mais do que a releitura das opções.
- Abra conversa nova e pergunte o que a ferramenta "sabe" sobre um caso anterior, sem repetir a informação.
- Apague uma conversa de teste e verifique se ela some das conversas compartilhadas, dos outros dispositivos e da área de arquivos.
- Compartilhe um link de teste e abra-o em navegador sem sessão iniciada.
- Percorra a lista de permissões concedidas e confirme que cada uma corresponde a uma tarefa em curso.
Feito isso, registre: o que foi configurado, em que conta, em que data, e o resultado dos testes. Esse registro é o que sustenta, meses depois, a resposta sobre como o material do cliente foi tratado — e é a diferença entre demonstrar diligência e afirmá-la.
As informações operacionais desta página foram conferidas em 22 de agosto de 2026. As páginas por ferramenta desta seção trazem o detalhamento de cada produto, com data própria.